Terry's TMG Tips

Projekte und Datensätze

Letzte Aktualisierung dieser Seite am 20. Mai 2006.

Versionshinweis: Gültig für die Versionen TMG 5 & 6.

Die Einführung von "Projekten" mit der TMG Version 5.0 stellt eine überaus bedeutende Veränderung dar. Ich möchte sie deshalb an dieser Stelle für Anwender von früheren Programmversionen ausdrücklich verständlich machen. Das Konzept der "Projekte" wird zudem auch für Anwender anderer Genealogie-Programme neu sein, wenn sie sich dazu entschließen, auf die Nutzung von TMG umzusteigen.

In allen früheren Programmversionen von TMG konnten Sie jeweils nur einen einzigen Datensatz zur gleichen Zeit öffnen. Dieses gilt auch für die meisten anderen Genealogie-Programme. Auch hier kann jeweils nur ein Datensatz bzw. eine "Datei" geöffnet werden. Sie waren gezwungen, den ersten Datensatz zunächst immer wieder zu schließen, bevor der nächste geöffnet werden konnte. Ganz anders dagegen ab der TMG Version 5 oder später. Jetzt öffnen Sie ein "Projekt", das seinerseits eine beliebige Anzahl von Datensätzen enthalten kann.

Dieser Artikel erläutert, worum es sich bei Projekten und Datensätzen eigentlich handelt, worin sie sich unterscheiden und setzt sich zudem mit einigen weiteren Aspekten auseinander, auf die man bei der Arbeit mit ihnen sicherlich stossen wird.

Dieser Artikel behandelt folgende Themen
Was ist ein Datensatz?
Verstehen, was ein Datensatz überhaupt ist
So weit so gut: Was ist ein Projekt?
Wie unterscheidet sich ein Projekt von einem Datensatz
Ein Vergleich könnte helfen
Anwendung eines Vergleiches, um den Unterschied zwischen beiden zu veranschaulichen
Mehrere anstatt nur einem Datensatz
Wann könnten Sie sich wünschen, mehr als einen Datensatz in einem Projekt vorzuhalten?
"Wechseln" zwischen Datensätzen
Wie man sich von einem Datensatz zu einem anderen "bewegt"
Verwaltung von Datensätzen und Projekten
Vorgänge im Rahmen der Bearbeitung von Datensätzen und Projekten
Import und Export
Datensätze, Projekte und der Import / Export Prozess
Datensätze und ID Nummern
Welchen Einfluß mehrere Datensätze auf ID Nummern haben

Was ist ein Datensatz?

Ein Datensatz enthält Informationen über eine Reihe von Personen. In den meisten Genealogie-Programmen wird dies von Anwendern häufig mit dem Wort "Datei" bezeichnet. Jeder Datensatz kann eine beliebige Anzahl von Personen beinhalten, die ihrerseits über Eltern / Kind Verknüpfungen, Heirat -oder aber auch gar nicht- miteinander in Verbindung stehen können.

Ein Datensatz
Ein Datensatz

Das Bedeutsame an diesem Konzept ist, daß alle Personen, die in einem Datensatz enthalten sind:

Viele Anwender finden es sehr bequem, alle Personen in nur einem einzigen Datensatz zu speichern. Dann besitzen nämlich die oben genannten Punkte für Jedermann ihres Datenbestandes Gültigkeit. Auf der anderen Seite kommt es auch gelegentlich vor, daß es Anwender als sehr hilfreich empfinden, wenn die Personengruppen, von denen Sie wissen, daß sie nicht miteinander verwandt sind, in unterschiedlichen Datensätzen gespeichert werden.

So weit so gut: Was ist ein Projekt?

Ein Projekt umfaßt eine Gruppe von Datensätzen, die Sie zur gleichen Zeit -mittels TMG 5 oder später- öffnen.

Projekt mit 1 Datensatz
Projekt mit 2 Datensätzen
Projekt mit 1 Datensatz
Projekt mit 2 Datensätzen

Sollten Sie mehr als einen Datensatz in einem Projekt besitzen, dann können Sie:

Die verschiedenen Datensätze bleiben immer unabhängig voneinander. Jeder hat Zugang zu seiner eigenen Sammlung von Elementen und Quellen. Personen können nicht mit anderen Personen, die in einem abweichenden Datensatz enthalten sind, verknüpft werden. Genauso wenig kann eine Quelle aus einem Datensatz nicht in einem Element eines anderen Datensatzes zitiert werden. Finden Sie also die selbe Person in zwei unterschiedlichen Datensätzen, so können Sie diese beiden dennoch nicht zu einer Person verschmelzen. Begründung: Die Personen jedes Datensatzes sind und bleiben immer völlig unabhängig von denen in einem anderen Datensatz.

Datensätze können zu einem Projekt jederzeit hinzugefügt werden und sie können auch immer wieder gelöscht werden. Man kann sie auch "Sperren". Damit erscheinen sie dann vorübergehend nicht als Teil des Projektes. Um die Datensätze eines Projektes zu verwalten, benutzen Sie immer die Datensatz-Verwaltung, auf die Sie über das Menü "Datei" Zugriff haben.

Vielleicht hilft uns hier ein Vergleich weiter

Sollte es mir mit meiner obigen Beschreibung leider noch nicht gelungen sein, die Beziehung zwischen Projekten und Datensätzen transparent zu machen, dann kann uns an dieser Stelle vielleicht ein einfacher Vergleich weiterhelfen. Natürlich ist der Vergleich nicht in allen Details perfekt, aber dennoch veranschaulicht er einige hilfreiche Aspekte des Konzeptes von Projekten und Datensätzen.

Stellen Sie sich einmal vor, daß ein Datensatz von einem Familienstammbaum dargestellt wird. Dieser wurde auf eine durchsichtige Folie gezeichnet; wie auf eine jener Seiten für einen Overhead-Projektor. Unsere Zeichnung stellt Verwandtschaften dar. Sie zeigt auch Namen an und vielleicht auch einige Ereignisse mit Datums- und Ortsangaben. Wenn wir Glück haben, enthält unsere Seite sogar Fußnoten mit Quelleninformationen.

Jetzt nehmen wir an, daß Sie einen Datensatz (eine Seite) für Ihre Familie besitzen. Nun erhalten Sie eine Datei von einem(r) entfernten Cousin(e). Natürlich erwarten Sie, daß einige Personen, die sich in Ihrem Datensatz wiederfinden, auch in der Datei, die Sie gerade erhalten haben, enthalten sind. Also importieren Sie diese Datei in Ihr eigenes Projekt. Die Datei wird dadurch zum zweiten Datensatz in Ihrem Projekt. Im Ergebnis besitzen Sie jetzt eine zweite Seite, die den Familienbaum, den ihr(e) Cousin(e) erstellt hat, zeigt.

Sie tun dies, damit Sie eine Seite über die andere legen können. Sie bewegen die Seiten hin und her und begeben sich auf die Suche nach Fundstellen, die einige der gleichen Personen zeigen. Sie tun dies immer und immer wieder bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie deckungsgleiche Informationsteile finden. Dann können Sie die in den beiden Datensätzen (Seiten) enthaltenen Informationen natürlich auch vergleichen, um herauszufinden, ob die Daten Ihres (Ihrer) Cousins (Cousine) etwas für Sie Neues enthalten.

Mein Beispiel vermittelt natürlich nur einen sehr grundlegenden Eindruck davon, was Sie mit zwei Datensätzen in einem einzigen Projekt in TMG "so alles anstellen können". Auch hier bitte ich Sie zu beachten, daß die beiden Datensammlungen (die Seiten) immer voneinander unabhängig bleiben. Sie haben die Möglichkeit sie zu vergleichen, indem Sie zunächst einen Teil des einen und dann des anderen Datensatzes lesen. Aber beide verbinden sich niemals; sie bleiben stattdessen immer völlig getrennt. Sogar solch kleine Teilchen wie Quellen-Notizen bleiben unabhängig voneinander. Es existiert überhaupt keine Art von Verknüpfung zwischen den Aufzeichnungen auf einer Seite zu denen auf der anderen Seite.

Es gibt jedoch noch einen anderen, sehr wichtigen Gesichtspunkt bezüglich der Nutzung von Datensätzen in TMG. Dieser wird in unserem kleinen Vergleich leider noch nicht ausreichend deutlich. Während TMG beide Datensätze auf der einen Seite stets losgelöst voneinander behandelt, können Sie trotzdem Teile der Daten aus einem Datensatz in den anderen kopieren oder verschieben. Oder Sie verschmelzen beide -wie unten beschrieben- vollständig miteinander.

Wann könnten Sie sich wünschen, mehr als einen Datensatz in einem Projekt vorzuhalten?

Die meisten Anwender werden für sich zu dem Schluß kommen, daß Projekte mit nur einem einzigen Datensatz ihren Anforderungen die meiste Zeit vollauf genügen. Auf der anderen Seite ist es geradezu ideal für den Vergleich mit einem Datensatz, den Sie von einem anderen Ahnenforscher bekommen haben, ergänzende Datensätze in dem gleichen Projekt anlegen zu können. Dies haben wir ja bereits oben in unserem kleinen Beispiel erörtert.

Sollten Sie einmal eine GEDCOM Datei, eine Datei aus einem anderen Ahnenprogramm oder einen Datensatz, der aus einer früheren Version von TMG stammt, importieren, dann wird TMG die importierten Informationen automatisch in einem neuen Datensatz ablegen. Wenn Sie TMG angewiesen haben, diesen neuen Datensatz Ihrem bereits existierenden Projekt hinzuzufügen, dann können Sie selbstverständlich sämtliche Möglichkeiten nutzen, die Informationen Ihres neuen Datensatzes mit denen, die Sie schon länger haben, zu vergleichen. Dann steht es Ihnen offen, spezifische Informationen zu kopieren, Personen oder Gruppen von Personen zu kopieren und auch den vollständigen Datensatz mit Ihrem bestehenden zu verschmelzen. Oder Sie löschen den "Neuen" einfach wieder, nachdem Sie ihn zuvor gründlich begutachtet haben.

Diejenigen von Ihnen, die aus welchen Grund auch immer, die separaten Datensätze erhalten wollen, werden -oder werden es auch nicht- als bequem und nützlich empfinden, diese Datensätze in dem selben Projekt vorzuhalten. Dies hat den großen Vorteil, daß man es sich damit sehr erleichtern kann, zwischen ihnen je nach Bedarf hin und her zu wechseln. Man kann einmal einen Blick auf den einen und anschließend auf den anderen werfen. Sollten Sie dabei herausfinden, daß die Personen in dem einen Datensatz mit denen in dem anderen verwandt sind, dann können Sie Teile des einen Datensatzes einfach in den anderen hineinkopieren. Die Datensätze zusammen vorzuhalten, vergrößert aber auch sehr schnell Ihr Projekt derart, daß Sie die Performance als völlig unakzeptabel empfinden. Die Definition von "viel zu groß" hängt in diesem Zusammenhang allerdings von verschiedenen Einflußfaktoren ab. Diese Aussage schließt die Struktur Ihrer Daten, die Optionen, die Sie verwenden wie auch die Leistungsfähigkeit Ihres Computers mit ein. Ich gebe Ihnen gerne ein Beispiel: Ich persönlich habe überhaupt keine Schwierigkeiten mit einem Projekt, das aus 15.000 Personen besteht und auf einem Computer läuft, der zum Zeitpunkt seines Kaufes -vor zwei Jahren- als sehr leistungsstark eingestuft wurde. Mittlerweise allerdings -der Markt hat sich ja zwischenzeitlich weiterentwickelt- kann die Leistungskraft des Computers nur noch bestenfalls als durchschnittlich angesehen werden.

Wer jedoch mit Daten Dritter arbeitet, wie zum Beispiel professionelle Ahnenforscher, und auch derjenige, der Aufzeichnungen von ganzen Familienverbünden vorhält, wird wahrscheinlich immer getrennte Projekte -völlig unabhängig von deren Größe- anlegen.

"Wechseln" zwischen Datensätzen

Manchmal fragen Anwender danach, wie sie zwischen den Datensätzen in einem Projekt "hin und her wechseln" können, wenn dieses Projekt mehr als einen Datensatz enthält. Die Antwort auf diese Frage fällt kurz und knapp aus: Sie brauchen dies nicht zu tun! ODER Gar nicht!

Stattdessen gehen Sie einfach zu der gewünschten Person, ganz egal in welchem Datensatz sich diese Person auch befinden mag. Sie wählen eine Person aus der Auswahlliste, dem Projekt-Explorer, über deren ID Nummer oder über die meisten anderen verfügbaren Methoden, um sich von einer Person zur nächsten zu bewegen, aus. (Die einzige Methode, die Sie nicht anwenden können, ist der Doppel-Klick auf den Namen der Person in den Fenstern "Details", "Kinder" oder "Geschwister". Denn diese Fenster erstrecken sich NUR auf Personen innerhalb eines einzigen Datensatzes.)

Bildschirme wie zum Beispiel die Zentrale Ortsliste, die Zentrale Quellenliste usw. verfügen im allgemeinen am oberen Bildschirmrand über einen Filter, mit dessen Hilfe Sie bei Bedarf einstellen können, daß nur Angaben / Inhalte aus einem einzigen Datensatz angezeigt werden.

Jedesmal wenn Sie eine neue Person hinzufügen, dann wird diese Person standardmäßig zu genau demselben Datensatz hinzugefügt, in dem sich die aktuelle Person im Fokus im Fenster "Details" befindet. Sofern Sie den Vorgang "Person hinzufügen" starten, indem Sie auf die Schaltfläche "Neue Person hinzufügen" in der Symbolleiste klicken, oder indem Sie aus dem Menü "Hinzufügen" > "Person hinzufügen" auswählen, dann sehen Sie im oberen Bereich des Fensters "Beziehung auswählen" eine "aufklappbare Liste", diese Ihnen - wenn Sie es wünschen - die Möglichkeit bietet, einen anderen Datensatz auszuwählen, zu dem diese Person hinzugefügt werden soll.

Ich kenne eigentlich nur eine Vorgehensweise, bei der man vielleicht davon sprechen könnte: "man wechselt zwischen Datensätzen." Sie können einen oder mehrere Datensätze "deaktivieren". Im Ergebnis werden dann die Personen, die sich in diesen Datensätzen befinden, nicht mehr auf irgendwelchen Listen erscheinen; desgleichen erscheinen in den Listen auch keine Ortsangaben, Quellenangaben usw. mehr. Diese Anwendungsmöglichkeit kann durchaus hilfreich sein, wenn Sie ausdrücklich nur das sehen möchten, was in einem bestimmten Datensatz enthalten ist und vor diesem Hintergrund sämtliche evtl. anderen Datensätze bewußt "verstecken" möchten. Sie "Deaktivieren" oder "Aktivieren" Datensätze mit Hilfe der Datensatz-Verwaltung, die Sie über das Menü "Datei" erreichen.

Verwaltung von Datensätzen und Projekten

Die meisten Vorgänge, um Projekte zu verwalten, erledigt man mit den Programm-Befehlen des Menüs "Datei". Sie öffnen bestehende Projekte oder erstellen neue ziemlich genau so, wie Sie es auch mit Dateien in irgendeiner Windows Applikation machen würden. Das Menü "Datei" beinhaltet die folgenden Befehle, die sich auf Projekte erstrecken:

Am unteren Ende des Menüs "Datei" wird Ihnen zusätzlich eine Liste der kürzlich genutzten Projekte angezeigt. Nutzen Sie diese Liste, um eines der in ihr enthaltenen Projekte schnell und direkt zu öffnen.

Um mit Datensätzen, die sich in einem Projekt befinden, zu arbeiten, benutzen Sie die Datensatz-Verwaltung. Diese erreichen Sie über Datei > Datensatz-Verwaltung. Über sie können Sie Datensätze hinzufügen oder löschen, deren Beschreibung bearbeiten oder sie auch neu nummerieren. Datensätze können hier von Ihnen "entsperrt" oder "gesperrt" werden, um sie sichtbar oder unsichtbar zu machen, während Sie mit dem Projekt arbeiten.

Es gibt jedoch noch einen weiteren, weniger offensichtlichen Weg, Projekte und Datensätze zu verwalten. Der Berichtstyp "Liste der Personen" beinhaltet eine Funktion "Sekundäre Ausgabe" (klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen" im Bildschirm "Berichts-Definition" und anschließend auf den Reiter "Sekundäre Ausgabe"). Mittels dieser Funktion ist es Ihnen möglich, den ganzen oder einen zuvor ausgewählten Teil eines Datensatzes entweder in einen separaten Datensatz im aktuellen Projekt oder gar in ein völlig neues Projekt zu kopieren.

Damit man das gewünschte Ergebnis erzielt, kann es bei einigen Vorgängen hinsichtlich der Anwendung dieser Werkzeuge erforderlich sein, in unterschiedlichen Schritten vorzugehen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Man kann einen Datensatz aus einem Projekt in ein anderes verschieben, indem man wie folgt schrittweise vorgeht:

  1. Kopieren Sie das Projekt, das den Datensatz, den Sie verschieben möchten, enthält.
  2. In der Projektkopie benutzen Sie dann die Datensatz-Verwaltung zum Löschen aller Datensätze, außer demjenigen, den Sie verschieben möchten.
  3. Verschmelzen Sie nunmehr die Kopie (die jetzt nur noch einen einzigen Datensatz enthält) mit dem Projekt, in das Sie diesen Datensatz verschieben wollen. Anschließend können Sie ihn in eben diesem Projekt sehen.
  4. Löschen Sie abschließend den Datensatz aus dem originalen Projekt.

Als alternative Lösung erreicht man das gleiche Ziel auch über die folgenden Schritte:

  1. Wenden Sie in der "Liste der Personen" eine Filterbedingung an, die besagt, Datensatz ID ist gleich x (wobei x die Nummer des Datensatzes ist, den Sie verschieben möchten). Dann setzen Sie die Sekundäre Ausgabe auf "Neues Projekt erstellen".
  2. Verschmelzen Sie nunmehr dieses Projekt mit denjenigen, in das Sie den Datensatz verschieben möchten.
  3. Löschen Sie den Datensatz aus dem originalen Projekt.

Über das "Verschmelzen" von Projekten und Datensätzen

Sie sind in der Lage, zwei Projekte dergestalt miteinander zu verschmelzen, daß das kombinierte Projekt im Anschluß sämtliche Datensätze aus beiden zuvor getrennten Projekten enthält. Darüber hinaus ist es möglich, die getrennten Datensätze in einem Projekt miteinander zu verschmelzen. Im Ergebnis befinden sich dann die Personen aus beiden nunmehr in einem einzigen Datensatz. Beide "Verschmelzungs-Prozesse" verändern jedoch die Lage im Ergebnis zum Teil in unerwarteter Art und Weise. Hiermit befaßt sich mein Artikel über Verschmelzen von Projekten und Datensätzen in der entsprechenden, angeratenen Tiefe.

Import und Export

Der Befehl "Import…" (sowohl erreichbar über das Menü "Datei" wie auch über die Datensatz-Verwaltung) wird dazu angewandt, um Daten aus einem anderen Format (einer GEDCOM Datei, einem Datensatz aus TMG Version 4 oder aus einer Datei, die aus einem anderen Genealogie-Programm stammt) in das vom TMG Version 5 oder später benutzte Datenformat zu übersetzen. In vergleichbarer Weise funktioniert auch der Befehl "Export…". Er wird benutzt, um TMG Format in ein anderes Format, typischerweise eine GEDCOM Datei, zu übersetzen. Diese beiden Funktionen werden NICHT zur Verwaltung von Daten innerhalb von TMG angewandt.

Während Sie einen neuen Datensatz über den Import einer Datei oder eines anderen Datensatzes erstellen, können Sie auswählen, ob dieser dem existierenden, geöffneten Projekt hinzugefügt werden soll, oder ob für ihn ein neues Projekt angelegt werden soll. Sollten Sie beabsichtigen, die neuen Daten mit Ihrem bestehenden Datensatz zu vergleichen, dann kann ich Ihnen nur empfehlen, TMG anzuweisen, den neuen Datensatz zu Ihrem vorhandenen Projekt hinzuzufügen.

Datensätze und ID Nummern

Sobald Sie über mehr als einen Datensatz innerhalb eines Projektes verfügen, fügt TMG automatisch die Nummer des jeweiligen Datensatzes vor die den Personen zugewiesenen ID Nummern ein. Auf gleiche Weise verfährt TMG auch mit solchen Dingen wie Quellen-Nummern. Somit können Sie klar und deutlich unterscheiden, welche zu welchem Datensatz gehören. Im Ergebnis tragen zum Beispiel die Personen in Ihrem ersten Datensatz ID Nummern wie 1:1, 1:2, 1:3, usw. Demgegenüber werden diejenigen aus Ihrem zweiten Datensatz jetzt wie folgt nummeriert: 2:1, 2:2, 2:3, und so weiter und so weiter. Die meisten Bildschirme, in denen Listen angezeigt werden, besitzen in ihrem oberen Teil eine Filter-Option. Hierüber können Sie festlegen, ob die Einzelheiten eines, einiger oder gar sämtlicher Datensätze in Ihrem Projekt angezeigt werden sollen. Als Vorgabewert werden grundsätzlich die Einzelheiten sämtlicher Datensätze angezeigt. Manchmal kann es jedoch sehr hilfreich sein, wenn nur die Details eines einzigen Datensatzes wiedergegeben werden.


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