Terry's TMG Tips

Verschmelzen doppelter Personen

Deutsche Veröffentlichung dieser Seite am 17. Jun. 2005.

Versionshinweis: Gültig für die Versionen TMG 6 & 7.

Gelegentlich kommt es vor, daß Anwender von TMG feststellen, daß in ihrem Projekt zwei Kopien derselben Person existieren. Diese Personen möchten sie daraufhin oft miteinander verschmelzen. Das passiert uns allen einmal, wenn wir zum Beispiel nicht sofort erkannt haben, daß eine Person, auf die wir bei unseren Forschungen gestoßen sind, bereits zu einem früheren Zeitpunkt in unseren Datensatz eingegeben wurde. Oder wir waren uns zunächst unsicher, ob diese Person tatsächlich dieselbe ist, wie jemand, der in unserem Projekt schon vorhanden ist. Deshalb haben wir dann erstmal - quasi zur Sicherheit - eine neue Person hinzugefügt. Später stellen wir dann die Deckungsgleichheit dieser Personen fest. Oder wir erhalten den eindeutigen Beweis dafür, daß es sich bei den beiden Personen wirklich um ein- und dieselbe Person handelt. Oder aber wir wollen, weil eine oder mehrere Personen doppelt erscheinen, Datensätze miteinander verschmelzen oder eine Gruppe von Personen aus einem Datensatz in einen anderen kopieren.

Dieser Artikel setzt sich mit dem Prozess des Verschmelzens von doppelten Personen auseinander. Zugleich enthält er ein paar Tips zur "richtigen" Anwendung dieses Prozesses. Zu Beginn jedoch möchte ich einige Fälle aufzeigen, bei denen das Verschmelzen nicht angewandt werden kann.

Sie können keine Personen verschmelzen, wenn...

sich diese in unterschiedlichen Datensätzen befinden. Wenn Ihr Projekt zwei oder mehr Datensätze enthält, dann ist es durchaus möglich, daß dieselbe Person in beiden erscheint. TMG-Anwender wenden manchmal die Funktion "Auf doppelte Personen prüfen" (aus dem Menü "Werkzeuge") an. Dabei stoßen sie dann auf diese Duplikate. Manche möchten auch einfach einmal die Funktion "Personen verschmelzen" ausprobieren. Hierbei stellen sie dann zuweilen erstaunt fest, daß sie auf die Funktion Verschmelzen nicht zugreifen können. Ein Beispiel:

Hier werden Sie feststellen, daß es sich bei Thomas Jones und Tom Jones möglicherweise um Duplikate handeln könnte. Also klicken wir versuchsweise auf die Schaltfläche "Details", um sie zu verschmelzen. Sobald wir dies tun, müssen wir jedoch feststellen, daß sich die Schaltfläche "Verschmelzen" nicht bedienen läßt. Warum ist das so? Werfen Sie doch einmal einen Blick auf die ID Nummern unserer beiden Personen. Eine ist 1:1 und die andere ist 2:1. Dies bedeutet, daß Thomas im Datensatz Nr. 1 enthalten ist und Tom im Datensatz mit der Nr. 2. Es können jedoch nur solche Personen miteinander verschmolzen werden, die sich in demselben Datensatz befinden.

Sollten Ihnen die Begriffe "Projekt" und "Datensatz" noch nicht so recht geläufig sein, dann finden Sie meinen Artikel über Projekte und Datensätze vielleicht ganz hilfreich. Mein Artikel über das Verschmelzen von Projekten und Datensätzen kann Ihnen dabei helfen, mehr über das Verschmelzen von Datensätzen zu erfahren. Mit diesem Hintergrundwissen fühlen Sie sich dann möglicherweise sicherer, auch doppelte Personen miteinander zu verschmelzen.

sie dieselbe ID Nummer haben. Zuweilen wundern sich Anwender von TMG in ihren Berichten darüber, daß sie auf zwei Personen mit derselben ID Nummer gestoßen sind und dennoch nicht in der Lage sind, diese miteinander zu verschmelzen. Üblicherweise trifft man auf diese "doppelten Personen" in der Auswahlliste oder in dem Projekt-Explorer:

Fällt Ihnen auf, daß Martha Jones zweimal auftaucht und in beiden Fällen die ID Nummer 3 besitzt? Bei diesen Duplikaten handelt es sich im eigentlichen Sinn nicht um doppelte Personen, sondern vielmehr nur um doppelte Namen für ein- und dieselbe Person. Weder die Auswahlliste noch der Projekt-Explorer sind Listen von Personen, sondern klassische Listen von Namen. Deshalb sind beide sehr nützlich, Personen mit verschiedenen Namen ausfindig zu machen; zum Beispiel: Ehenamen, Spitznamen, Namen mit anderen Schreibweisen usw.

Solche doppelten Namen sind auch nach dem Verschmelzen von Personen üblich. Diesen Umstand diskutieren wird weiter unten in dem Abschnitt über die Bereinigung der Elemente nochmals.

Verschmelzen doppelter Personen

Über die Funktion "Personen verschmelzen" werden zwei Personen miteinander verschmolzen, indem sämtliche Elemente von einer Person zu der anderen verschoben werden. Anschließend wird die erste Person gelöscht. Im Ergebnis besitzt dann die übriggebliebene Person sämtliche Elemente, die früher mit beiden Personen verbunden waren. (Es sei denn, Sie haben zuvor festgelegt, daß einige spezifische Elemente hiervon ausgeschlossen sein sollen. Hiermit beschäftigen wir uns später noch.) Dieser Vorgang wird sicherlich viel deutlicher, wenn wir die folgenden Schritte im Detail betrachten.

Es gibt zwei Möglichkeiten mit dem Prozess zu starten:

Beide Wege öffnen dann den Bildschirm "Personen verschmelzen":

Wenn Sie den Weg über die Anzeige "Kandidaten zum Verschmelzen" gewählt haben, dann müssen beide Personen eingegeben werden. Sollten Sie dagegen über das Menü Werkzeuge > Personen verschmelzen vorgegangen sein, dann werden Sie feststellen, daß der Name derjenigen Person, die gerade die aktuelle Zielperson war als Sie zu diesem Fenster verzweigt haben, bereits automatisch in das Feld "Linke Person" übernommen worden ist. Geben Sie nunmehr die ID Nummer der doppelten Person in das Feld "Rechte Person" ein. Alternativ können Sie für die Suche nach dieser Person natürlich auch die Fernglas-Schaltfläche verwenden. Sobald dann beide Personen eingegeben wurden, klicken Sie auf OK, um den Bildschirm "Geteilte Anzeige" zu öffnen:

Dieser Bildschirm stellt das Herzstück des Prozesses "Personen verschmelzen" dar. Wir sehen hier, daß zwei Personen angezeigt werden - mit all ihren Elementen. Ich möchte an dieser Stelle auf einige wichtige Punkte besonders hinweisen:

Sobald Sie mit sämtlichen Einstellungen zufrieden sind, schließen Sie den Prozess des "Verschmelzens" ab, in dem Sie auf die Schaltfläche "Verschmelzen" klicken.

Wenn Sie die Farben für den Bildschirm "Personen verschmelzen - Geteilte Anzeige" für dessen linke Seite auf Grün und für die rechte Seite auf Rot einstellen -so wie ich es auch oben gemacht habe-, dann erhalten Sie bereits über diese Farbeinstellung einen natürlichen optischen Eindruck dazu, welche Einstellungen zu welcher Person am Ende die "Oberhand" gewinnen werden, falls es zu Überschneidungen kommt. Die Farbeinstellungen nehmen Sie unter Datei > Einstellungen > Programm-Optionen > Farben vor.

Bereinigung der Elemente

Wie oben bereits dargestellt fügt der Verschmelzungsprozess der "kombinierten Person" sämtliche Elemente hinzu, die zuvor Bestandteile jeder der beteiligten Personen waren. Dies gilt, solange Sie die Markierung von bestimmten Elementen nicht entfernt haben. Ergebnis hieraus ist, daß wahrscheinlich doppelte Elemente vorhanden sein werden - vielleicht mit einem voneinander abweichenden Inhalt. Und so sieht dann typischerweise die Bildschirmanzeige "Details" solch einer "kombinierten Person" aus:

Einige der üblicherweise auftauchenden "Probleme" habe ich mit farbigen Pfeilen markiert:

Es existiert kein spezifisches Werkzeug, um Elemente letztendlich zu verschmelzen. Nachdem Sie sämtliche notwendigen Informationen in das beizuhaltende Element übertragen haben, kann das doppelte Element ganz einfach gelöscht werden, indem man es zunächst markiert bzw. auswählt und anschließend die Taste Entfernen oder F6 drückt. Es geht auch, hierfür die Schaltfläche [-] in der Symbolleiste oder das Rechts-Klick Menü der Mouse zu verwenden.

Schlußfolgerungen

Sobald wir die "Bereinigungsaktion" dieser Person erfolgreich durchgeführt haben, wollen wir jetzt vielleicht die doppelten Eltern verschmelzen. Diesen Prozess setzen wir dann solange fort, bis alle Doppel verschmolzen sind. Ich denke, dieses Beispiel veranschaulicht sehr gut, daß das Verschmelzen von Personen insbesondere dann, wenn eine große Anzahl von Elementen erfaßt wurden, ein überaus arbeitsintensiver Prozess ist. Genau vor diesem Hintergrund sollten Sie es unbedingt vermeiden, Datensätze zu verschmelzen, die eine bekannte Anzahl doppelter Personen enthalten. Stattdessen sollte die Funktion "Person(en) kopieren" gebraucht werden, um ausschließlich spezielle Personen von einem Datensatz in einen anderen zu kopieren. Dies beschreibe ich in meinem Artikel über Kopieren und Übertragen von Person(en). Oder besser noch - und das ist meine ganz persönliche Empfehlung - Sie vermeiden es völlig, Datensätze miteinander zu verschmelzen und übertragen stattdessen die Daten direkt für jedes Element einzeln. Dieser persönliche "Leitgedanke" beherrscht auch meinen Artikel über das Verschmelzen von Projekten und Datensätzen.


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